نموذج طلب البريد الإلكتروني بالجملة

أفضل طريقة لإيصال رسالتك إلى جمهور الجامعة العام، بما في ذلك أعضاء هيئة التدريس والموظفين والطلاب، هي إرسال إعلانات إلى SXU News أو إرسال منشورات الأحداث إلى تقويم SXU عن طريق البريد الإلكتروني غرفة الأخبار.

هناك العديد من الأسباب التي تدفعك إلى تفضيل SXU News وSXU Events Calendar بدلاً من إرسال رسالة بريد إلكتروني جماعية:

1. يصبح تأثير رسائل البريد الإلكتروني أقل كلما تم إرسالها أكثر؛ وعادةً ما يقوم الجمهور الداخلي بمسح رسائل البريد الإلكتروني من صندوق الوارد الخاص بهم دون حتى قراءتها إذا كان عددهم كبيرًا جدًا.
2. على الرغم من أن الجماهير الداخلية لا يمكنها إلغاء الاشتراك في رسائل البريد الإلكتروني الجامعية، إلا أنه في بعض الأحيان يمكن ضبط رسائل البريد الإلكتروني الجامعية أو إرسالها تلقائيًا إلى البريد العشوائي أو سلة المهملات.
3. بالإضافة إلى وقت وجهد الموظفين في إعداد رسائل البريد الإلكتروني، فإن إرسال عدد كبير جدًا منها يؤثر على عرض النطاق الترددي للشبكة. عندما يكون من بين المستلمين أعضاء من مجتمع الحرم الجامعي، والذين لديهم حسابات بريد إلكتروني على أنظمتنا الخاصة، سيتم استهلاك مساحة القرص عند تسليم نسخة من الرسالة إلى كل صندوق بريد محلي.

في بعض الأحيان، قد تُرفض طلبات إرسال رسائل بريدية إلى جمهور جامعي كبير، ويُفضّل استخدام أخبار جامعة SXU و/أو تقويمها. سيتم إعادة توجيه الأقسام والمكاتب التي لديها رسائل متخصصة، بما في ذلك الحفلات والفعاليات الخاصة بالأقسام، والإنجازات الشخصية، وغيرها، ليتم إرسالها كإعلان على البوابة. لا يُسمح لك بإرسال إعلانات غير مرغوب فيها إلى أعضاء هيئة التدريس والموظفين والطلاب؛ بوابة mySXU هي المكان المناسب.

لن تُرسل إدارة العلاقات الجامعية رسائل بريد إلكتروني أسبوعية أو نصف شهرية. إذا كنت ترغب في استلام رسالة تذكير، يُرجى الاطلاع على قسم رسائل التذكير.

خيارات إلغاء الاشتراك

لا يمكن للجمهور الداخلي (أعضاء هيئة التدريس والموظفين والطلاب) إلغاء استلام رسائل البريد الإلكتروني. أما الجمهور الخارجي (Gmail وYahoo وAOL وغيرها) فيمكنه إلغاء استلامها في أي وقت. تقع على عاتق الإدارات والمكاتب مسؤولية الاحتفاظ بقوائم إلغاء الاشتراك الخاصة بها، والتأكد من إزالة رسائل البريد الإلكتروني من القوائم والإبلاغ عنها في Raiser's Edge أو Colleague. تحتفظ إدارة العلاقات الجامعية بقائمة عامة بجميع طلبات إلغاء الاشتراك الواردة.

سيتولى قسم العلاقات الجامعية توزيع رسائل البريد الإلكتروني الجماعية على مجتمع الحرم الجامعي والجهات الخارجية بموجب نظام الموافقات الإدارية. نطلب مدة لا تقل عن 3-5 أيام عمل لأي رسالة بريد إلكتروني جماعية. يُرجى الاطلاع على نموذج طلب البريد الإلكتروني بالجملة، والذي يسلط الضوء بالضبط على ما هو مطلوب لإرسال بريد إلكتروني بكميات كبيرة.

إذا كان لديك أي أسئلة ، اتصل urprojectsFREESXU.

إذن القسم/المكتب

يجب على أعضاء هيئة التدريس أو الموظفين الراغبين في إرسال بريد إلكتروني جماعي الحصول على إذن من العميد أو المدير أو المسؤول المختص. لن تُقبل طلبات إرسال كميات كبيرة من البريد الإلكتروني من الطلاب بشكل فردي. يتحمل مقدم الطلب كامل المسؤولية عن الحصول على الموافقات اللازمة قبل تقديم الطلب إلى قسم العلاقات الجامعية.

وقت الإنتاج

في الظروف العادية، تُحدَّد مواعيد إرسال رسائل البريد الإلكتروني الجماعية لتجنب التداخل مع رسائل البريد الإلكتروني الأخرى وحركة مرور الشبكة. تجدر الإشارة إلى أنه قد يستغرق إرسال رسالة بريد إلكتروني جماعية بضعة أيام أو أكثر، وذلك حسب التخصيصات وحجم الرسالة وعدد المستلمين والمنافسة على عرض النطاق الترددي للشبكة.

يجب تقديم طلبكم لإرسال بريد إلكتروني جماعي قبل 3-5 أيام عمل على الأقل من تاريخ إرساله، وذلك للتحضير للتحرير والإنشاء والحصول على موافقة مقدم الطلب. إذا كنتم تطلبون أكثر من رسالة بريد إلكتروني جماعية واحدة، يُرجى العلم أن المدة قد تكون أطول لتحرير كل رسالة وبنائها وجدولة إرسالها بشكل صحيح.

القائمة البريدية

يقع على عاتق مقدم الطلب مسؤولية الحصول على قائمة بريدية إلكترونية بتنسيق صحيح. يتطلب هذا عادةً استخراج عناوين البريد الإلكتروني من Colleague أو Raiser's Edge، ولكن قد تكون جداول بيانات Excel المُنسقة بشكل صحيح للقوائم مقبولة، ويمكن طلبها عبر نموذج طلب الزملاء في mySXU. يُرجى العلم أنه لن يتم قبول القوائم المكتوبة بخط اليد أو القوائم المطبوعة.

يجب أن تحتوي القوائم على عنوان بريد إلكتروني واحد لكل مستلم في عمود منفصل، ولا يجوز أن تتضمن عناوين البريد الإلكتروني للرسائل النصية القصيرة (التي تحتوي على رقم هاتف جوال). يجب تنسيق القوائم بشكل صحيح لإرسال رسائل بريد إلكتروني مخصصة تتضمن الأسماء والعناوين وأموال المنح الدراسية، إلخ. في حال عدم تنسيق القوائم بشكل صحيح، سيتواصل قسم العلاقات الجامعية مع مقدم الطلب لحل المشكلة. لا يمكننا إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى قوائم البريد الإلكتروني.

يرجى العلم بأنه يجب التعامل مع عناوين البريد الإلكتروني المُستقاة من قاعدة بيانات الجامعة بعناية فائقة فيما يتعلق بالخصوصية والاستخدام السليم. لا يجوز لقسم العلاقات الجامعية مشاركة قوائم البريد مع الإدارات أو المكاتب الأخرى. ولا يجوز للأشخاص الذين يمتلكون بيانات عناوين البريد الإلكتروني بيعها أو تأجيرها أو توزيعها بأي شكل آخر إلا وفقًا لسياسة الجامعة المعتمدة. يجب الحصول على نسخ مُحدثة من قوائم البريد لكل رسالة بريدية للامتثال لسياسة الجامعة لإلغاء الاشتراك.

عنوان المرسل وسطر الموضوع

يجب أن يتضمن كل طلب بريد إلكتروني جماعي عنوانًا للرد عليه، والذي سيتم إرجاع البريد غير القابل للتسليم إليه. كما يلزم كتابة سطر موضوع في رسالة البريد الإلكتروني.

محتوى منسق ومدقق ومعتمد بشكل صحيح

يجب تقديم نص رسالة البريد الإلكتروني في ملف وورد. يتحمل مقدم الطلب مسؤولية دقة النص وتهجئته وقواعده النحوية، مع إمكانية تعديل المحتوى والتنسيق وفقًا لتقدير قسم العلاقات الجامعية. يجب أن يكون النص مُصممًا للاستخدام الإلكتروني، باستخدام لغة بسيطة وفعّالة وفقرات موجزة وسهلة القراءة.

نحن غير قادرين على توفير إصدارات مختلفة من بريد إلكتروني واحد للمقارنة أسلوبيًا، حيث أن كل بريد إلكتروني مرتبط بعنوان URL الخاص به.

كإجراءٍ فعّال، تُنسّق رسائل البريد الإلكتروني بمحاذاة اليسار عند عرض المعلومات بنمط حرف "f". لن يُستخدم التنسيق المركزي، وسيتم إعادة تنسيقها وفقًا لذلك.

يرجى الملاحظة: لن تُرسل رسائل البريد الإلكتروني للمراجعة أو الموافقة إلا بعد استلام جميع المحتويات والروابط وقوائم البريد. قد يؤدي هذا إلى تأخير الموعد المحدد لإرسال البريد الإلكتروني.

تأكيد تفاصيل الرسالة

عند إعداد البريد، سيرسل موظفو العلاقات الجامعية بريدًا إلكترونيًا إلى مقدم الطلب لتأكيد تفاصيل الرسالة. ستتضمن هذه الرسالة معاينةً للرسالة المُنسّقة وقائمة البريد كمرفق. يجب على مقدم الطلب الرد لتأكيد دقة الرسالة والمعلومات ذات الصلة قبل تحديد موعد إرسال البريد.

الإعتمادات

لن يُرسَل أي طلب بريد إلكتروني جماعي إلا بعد الحصول على موافقة عبر البريد الإلكتروني من جهة معتمدة واحدة على الأقل من الجهات المذكورة. البريد الإلكتروني هو وسيلة التواصل المُعتمدة للموافقات، ولن تُقبل الموافقات الشفهية أو الكتابية.

رسائل البريد الإلكتروني للتذكير

يمكن لقسم العلاقات الجامعية إرسال رسائل تذكيرية، ولكن يُرجى العلم أنه يجب تقديمها عبر نموذج طلب البريد الإلكتروني الجماعي كطلب بريد إلكتروني جديد. يجب التعامل مع جميع طلبات البريد الإلكتروني بالتساوي، حيث يتطلب تحرير كل رسالة وكتابتها نفس القدر من الوقت والجهد. يجب إرسال رسائل التذكير بعد ثلاثة أسابيع على الأقل من تاريخ إرسال الرسالة الأولى.

توصي إدارة العلاقات الجامعية بجدولة إرسال رسائل البريد الإلكتروني الجماعية من الساعة الخامسة صباحًا حتى الخامسة مساءً من الثلاثاء إلى الخميس، حيث تزداد احتمالية قراءة الرسائل خلال هذه الفترات. تشير الأبحاث إلى أن احتمالية قراءة الرسائل تقل خلال عطلة نهاية الأسبوع.

باستخدام خدمة البريد الإلكتروني الجماعي التي تقدمها علاقات الجامعة، يمكنك الاطلاع على تحليلات حملتك البريدية. يمكننا مشاركة معدلات فتح الرسائل ومعدلات النقر عليها، وتقديم النصائح لتحسين حملات البريد الإلكتروني المستقبلية. تتوفر التحليلات بناءً على طلب من علاقات الجامعة فقط.

يجوز لقسم العلاقات الجامعية رفض البريد الجماعي المقترح لعدم خدمته أو عدم توافقه مع مهمة الجامعة، أو انتهاكه لسياسة الجامعة المعمول بها، أو عدم ملاءمته للجمهور المقترح أو كونه كبيرًا جدًا أو سيئ البناء.

على الرغم من أن جميع الطلاب وأعضاء هيئة التدريس والموظفين يمتلكون عناوين بريد إلكتروني تابعة لجامعة ساوثرن ساو باولو، فلا يوجد ضمان لاستلام الرسائل وقراءتها في الوقت المناسب. ولا يُمكن ضمان قراءة المُستلِم لبريدك، لأن معظم برامج البريد الإلكتروني تُتيح تصفية الرسائل بناءً على تفضيلات يُحددها المستخدم (مما يُؤدي إلى إرسالها إلى مجلدات البريد العشوائي).

قد لا تتمكن من تسليم الرسائل لبعض المستلمين إذا كانت صناديق البريد الخاصة بهم ممتلئة؛ أي إذا تم استخدام مساحة القرص المسموح بها بالفعل.

عند تجميع قائمة متلقي البريد الإلكتروني، يجب أن تكون على دراية بحقيقة أن بعض الأشخاص في قاعدة البيانات لدينا أشاروا إلى تفضيلهم عدم تلقي البريد من الجامعة، وبالتالي قد لا يتلقى جميع أعضاء جمهورك المستهدف الرسالة.